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해당 문서는 신생아의 출생 정보를 등록하는 서류로, 앞면의 내용은 가운데 글을 기준으로 크게 두 부분으로 나누어진다. 상단에 위치한 표의 첫 번째는 ‘①출생자’, ‘②부모’의 인적 사항을 작성하도록 되어 있다. 그러나 ‘⑤신고인’, ‘⑥제출인’의 칸이 떨어져 있어, 부모가 출생신고를 하는 경우 ‘성명’과 ‘주민등록번호’를 비롯한 내용을 중복하여 적어야 하는 수고로움을 발생시킨다. 이는 두 번째 표인 ‘인구동향조사’와 관련된 항목에서도 나타나는 문제점이다. 표 사이에 위치한 ‘*표시 자료는 인구동향조사 목적으로 통계청에서도 수집하고 있는 자료임을 알려드립니다.’라는 문구는 상단의 표 내 ‘*’ 표시에 대해 설명해 주고 있다. 하지만 하단에 ‘인구동향조사’라는 제목의 표가 추가적으로 등장하여 글의 흐름을 어지럽히고 있었다.

아랫부분에 위치한 표 ‘인구동향조사’에서는 시각적 편의성을 거스르는 부분이 눈에 띄었다. 중제목인 ‘⑩국적’과 ‘⑬직업’ 작성란의 경우, 제한된 칸에 많은 내용을 넣으려고 하다 보니 자간과 행간이 좁아져 가독성을 떨어뜨리는 문제점이 발견되었다. 이는 뒷면의 ‘작성방법’과 ‘첨부서류’ 안내글에서도 나타나는 사항이었다.

신고서에서 사용된 언어에 있어 ‘친생자 관계 부존재확인판결’, ‘폐쇄 등록부상 특정 사항’, ‘다태아’, ‘국내거소신고번호’, ‘전혼’과 같은 용어들은 의미 파악을 어렵게 하여 작성에 불편함을 주고 있었다. (Figure 1 참조)

Figure 1 Birth Report

먼저 정보 전달 항목과 관련하여 ‘출생신고서’와 같은 문제점이 나타났다. ‘③신고인’, ‘④제출인’의 칸 작성에 있어서 동일한 인물일 경우, 내용을 중복하여 작성해야 하는 불편함이 발생하였다. 이는 사망인에 대한 내용을 적는 부분인 ‘①사망자’의 ‘사망일시’, ‘사망장소’와 ‘⑦외인사사항’의 ‘사고일시’, ‘사고지역’, ‘사고장소’ 부분에서도 발견할 수 있었다. 사망과 사고가 동일한 일시와 장소일 경우, 한 항목의 작성을 생략하고 넘어갈 수 있는 표시가 없어 작성 시간을 허비하게 하였다. 이뿐만 아니라 ‘⑧사망자’는 사망자의 ‘국적’, ‘최종 졸업학교’, ‘발병(사고)당시직업’에 관한 내용을 담은 중제목이지만 ‘①사망자’와 제목이 겹쳐 정보가 정리되지 않은 채 분산되어 있는 모습도 찾아볼 수 있었다. 이와 별개로 불필요한 정보를 과도하게 제공하기도 하였는데, 뒷면의 ‘작성방법’은 한 줄의 길이가 길다 보니 읽다가 글줄을 놓치는 실수를 피하기 어려웠다.

내용 이해를 돕기 위한 시각적 자료에 있어서는 ‘작성방법’을 비롯하여, ‘첨부서류’, ‘※ 재산상속의 한정승인, 포기의 안내’의 표 내에 긴 설명글을 한 번에 담으려고 한 시도는 A4 사이즈라는 용지의 한계를 여실히 드러내기도 하였다.

표현된 언어에서도 문제점이 발견되었다. ‘외인사’, ‘불상’, ‘인우‘ 등 일상생활에서 쉽게 접하지 않는 표현들이 있어 이해력을 떨어뜨렸다. 또한, 뒷면의 ’첨부서류‘ 내 ‘증명인이 동·리·통장일 때에는 1명의 증명으로 족하고’와 같은 문장은 ‘족하고’ 대신 ‘충분하고’와 같은 표현으로 순화시켜야 할 것으로 판단된다. (Figure 2 참조)

Figure 2 Report of Death

‘재발급신청서’에서는 체계적인 구성 부분에서 문제점을 파악할 수 있었다. ‘신청인’의 ‘주소’를 적는 칸과 ‘등기우편 수령 주소’, ‘전화번호’와 ‘휴대전화번호’ 칸이 각각 떨어져 표기되어 있어, 신청인이 중복하여 적는 수고로움을 발생시켰다. 또한 ‘휴대전화번호’와 관련이 있는 ‘주민등록증 수령안내 SMS 서비스’ 칸이 서로 떨어져 있어 작성 상 흐름의 방해를 주고 있었다.

작성에 있어서 시각적 편의성을 요하는 부분도 있었다. 상단 표 중앙의 ‘재발급 사유’ 내 ‘분실장소’와 ‘분실사유’를 적는 공간은 자세한 내용을 적기에는 좁은 너비를 가지고 있었으며, 중앙에 위치한 ‘주민등록증 발급신청 확인서’, ‘주민등록증 수령방법’, ‘주민등록증 수령안내 SMS 서비스’, ‘등기우편 수령 주소’의 경우, 해당 줄의 제목이지만 작성 내용 글씨와 뚜렷한 차이가 없어 가독성을 떨어뜨렸다.

어휘에 대한 문제점으로 ‘첨부서류’에서 ‘탈모(脫帽)상반신’이라는 표현은 ‘모자 등을 벗음’이라는 뜻으로 표기되었으나 이는 자칫 ‘털이 빠짐’이라는 의미로 해석되어 혼란을 줄 수 있었다. 문장에서는 ‘다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우는 제외합니다’의 경우, ‘목’이라는 단어를 ‘항목’으로 표현하여 이해도를 높일 필요성이 있었다. (Figure 3 참조)

Figure 3 Re-issuance application for ID

앞면의 전달 내용 중 ‘위임자’의 ‘성명’ 칸에 적혀진 ‘서명 또는 날인’이라는 표현의 경우, 신청서 하단의 ‘재외공관(영사관)’, ‘수감기관(교도관)’은 ‘서명 또는 인’이라고 되어 있어 통일성 없이 디자인되었다는 느낌을 준다. 뒷면의 ‘유의사항 및 작성방법’에서는 ‘8. 다른 사람의 도장이나 서명을 위조하거나 부정하게 사용한 자는 「형법」제231조부터 제240조까지의 규정에 따라 처벌을 받게 됩니다.’와 같은 경고 문구의 경우, 작성 전에 알아야 할 유의사항으로 앞쪽에 보여주는 것이 바람직하다.

시각적으로 동일한 표의 간격이 문제점을 주는 경우도 있었는데, 중앙의 ‘사용용도'는 긴 내용을 필요로 하나 간격이 좁았고, 우측의 ’발급 통수‘는 숫자로 표기해도 되는 반면 칸이 넓어 효율성을 떨어뜨렸다.

어휘 부분에 있어 ‘기산’, ‘한정치산자’와 같이 생소한 표현은 설명을 첨부하거나 다른 단어로 교체해야 할 것으로 보인다. (Figure 4 참조)

Figure 4 Power of Attorney for Certificate of Seal and/or Representative Consultation Form / Diplomatic Office (Consulate) and Confinement Institution (Prison Officer) Confirmation Document / Tax Office (Superintendent) Confirmation Document

해당 신청서에서는 구성에 있어서 체계성을 떨어뜨리는 부분이 발견되었다. 신청서의 앞면 맨 처음에 나오는 ‘신청 대상’, ‘신청 내용’ 등과 같이 신청인에 대한 내용을 기재하다 보면 표의 중간에 ‘※ 수수료’에 대한 내용이 위치해 있다는 것을 발견할 수 있다. 이는 작성해야 할 사항이 아닌 정보 전달을 위한 내용으로, 신청인의 ‘주민등록번호 공개신청 여부’와 ‘청구 사유’란 사이에 위치해 있어 체계적인 흐름을 방해하고 있었다.

작성자의 편의를 고려한 시각적 형식에 있어서도 문제가 있었다. 앞면 하단의 ‘접수증’이라는 칸 윗부분에 ‘절취선’이라는 문구가 있으나 눈에 잘 띄지 않고 이를 따라 자르다 보면 뒷면의 ‘작성방법’까지 자르게 되므로 이와 같은 부분을 배려하여 디자인되어야 한다. (Figure 5 참조)

Figure 5 Application for issue of certificate such as Family Relations Registration

해당 신청서에서 사용된 어휘의 의미 또한 쉽게 파악되지 않았다. 예를 들어, ‘등록기준지’, ‘친양자입양관계증명서’, ‘불수리’가 이에 해당된다. 표현에 대한 명료성을 주기 위해 생략 또는 축약을 하였지만 이로 인해 문제가 되는 부분도 찾을 수 있었다. ‘가족관계등록관서 출석 신청인이 재판상 필요를 소명.’과 같이 내용을 축약하였지만, 목적어 뒤의 서술어가 매끄럽게 설명되지 않아 내용 이해에 혼란을 줄 수 있었다.

앞면의 표의 구성에 있어 용지 하단의 ‘위임장’이라는 부분은 제목이 음영으로 표시되어 있어, 서류의 본 내용보다 강조되어 있다는 점을 문제점으로 지적할 수 있다. 뒷면에 위치한 ‘유의사항’에서 ‘4. 세대주의 위임을 받아 신고하는 경우, 세대주의 위임을 받고, 세대주의 주민등록증·여권 등 신분증명서를 함께 제시해야 합니다.’와 같은 표현은 앞면 하단의 ‘첨부서류’ 부분에 함께 명시하여 편의를 도모하면 좋을 것이다.

시각적 표현에서는 표 ‘신고사항’의 아래쪽에 위치한 굵은 글씨의 ‘읍 · 면 · 동장 및 출장소장 귀하’의 경우, 문서 내에서 시각적 정렬이 맞지 않아 기준을 잡을 필요가 있다.

뒷면의 ‘유의사항’의 어휘 표현 시, ‘1. “신고인”란에 신고인은 도장을 찍는 대신에 한글 서명을 해도 되며, “세대주 확인”란에 세대주의 성명을 적고 서명 또는 날인을 받아야 합니다.’는 ‘신고인과 세대주 확인 모두 성명을 적고, 서명 또는 날인을 받아야 합니다.’로 변경해도 무방할 것이다. (Figure 6 참조)

Figure 6 Modification-Edit/ Cancellation/ Unclear Residence Registration (For residence and for permanent return)

본 문서에서는 제목을 중심으로 상단에 위치한 ‘차량번호판 교체안내문’과 ‘민원24’ 소개, 하단에 위치한 거짓 신고에 관한 처벌 내용과 유의사항, 작성방법 안내 정보의 위계가 불분명하였다. 이와 같은 경우, 내용을 한 번에 두고 위계를 주어 제목이 눈에 띄도록 체계를 수정해야 할 것이다.

시각적으로 중앙에 위치한 ‘새로 사는 곳’의 ‘전입사유’를 적는 칸은 글의 양이 많으므로, 민원인이 서류 내용을 잘 인식하기 위해서는 칸의 간격을 넓혀야 할 것으로 판단된다. 또한 ‘전입사유’의 맨 우측에 위치한 ‘그 밖의 사유’의 경우, ‘자세히 기재’라는 표현이 있는 것과는 모순되게 그에 대한 내용을 기재할 공간조차 없다는 것을 큰 문제점으로 지적할 수 있다.

뒤쪽의 ‘※ 신고처리 사항’의 경우, 공무원이 기재해야 하는 앞면 상단의 ‘접수 번호’, ‘신고 일자’와 별개로 뒤쪽 상단에 위치해 있어, 민원 처리인에게 종이를 넘겨야 하는 수고로움을 주고 있었다. 이는 처리 시간을 지연시키는 원인이 될 수 있다. (Figure 7 참조)

Figure 7 Transfer/ Emigration/ Re-registration Declaration

해당 위임장의 경우 ‘어디서나 민원처리제 운영지침의 [별지 제2호 서식]’이 있으나 이와 별개로 형식이 잘 갖추어 있지 않은 위임장을 사용하고 있는 점이 큰 문제점이었다. 그리하여 용지가 비스듬히 복사되어 있으며, 크기에 비해 적어야 하는 양은 상대적으로 적어 용지에 대한 효율성을 떨어뜨린다고 판단되었다.

정보 전달성에 있어 ‘구비서류’ 내 ‘개인사업자’ 부분은 이중으로 등장하여 삭제해야 할 것으로 보인다. 이와 달리, 작성 전 ‘유의 사항’의 처벌에 관한 부분은 제목 하단에 위치하여 중요성을 부각시켜 작성자에게 인지시킬 필요가 있었다. (Figure 8 참조)

Figure 8 Power of Attorney for Issue such as Local Tax Payment Certificate